E-Mails auf Englisch

E-Mails auf Englisch – finden Sie es schwierig, von englischsprachigen Kunden und Kollegen eine Antwort zu erhalten? Vielleicht ist es die Art und Weise, wie Sie Ihre E-Mails auf Englisch geschrieben haben. Es ist wichtig, auf Ihre Betreffzeile zu achten, etwas Smalltalk zu machen und sicherzustellen, dass Anrede und Verabschiedung zum Ton der E-Mail passen. Hier sind einige Tipps zum Schreiben von E-Mails auf Englisch.

E-mails auf Englisch
Photo: Brett Jordan Unsplash
Betreffzeilen (Subject Heading)

Die Betreffzeile ist – für mich – der wichtigste Teil Ihrer E-Mail. Wenn Leute Ihre E-Mail nicht öffnen wollen, dann hat es keinen Sinn, sie zu schreiben! Also, wie schreibt man eine gute Betreffzeile? Überlegen Sie sich genau, was Sie schreiben wollen. Es muss klar und einfach sein, und es sollte den Hauptpunkt Ihrer E-Mail in so wenigen Worten wie möglich beschreiben.

Dieser Artikel empfiehlt, dass vier bis sieben Wörter oder 41 Zeichen am besten sind. Wenn Sie auf eine E-Mail antworten oder sie Teil eines E-Mail-Threads ist, ändern Sie die Betreffzeile, sobald sich der Betreff ändert.

Anrede für einen englischen Geschäftsbrief

Es ist wichtig, eine angemessene Begrüßung im E-Mail-Englisch zu verwenden – denken Sie also sorgfältig darüber nach. Bei jemandem, den ich nicht kenne, benutze ich ‘Dear‘. In 90% der Fälle benutze ich jedoch ‘Hello‘. Dieser Blogbeitrag erklärt, warum.

Seien Sie nicht überrascht, wenn Sie eine E-Mail auf Englisch mit Ihrem Vornamen erhalten, manchmal ohne “Dear” oder “Hello” – das ist im Geschäftsenglisch normal, besonders in Großbritannien. In der Regel ist es in Ordnung, den Vornamen einer Person zu verwenden), aber wenn Sie sich nicht sicher sind, verwenden Sie eine allgemeine Begrüßung wie Sir/Madam.

Begrüßungsfloskeln Englisch: Small Talk für E-Mails

Bevor Sie über den Zweck Ihrer E-Mail schreiben, machen Sie ein wenig Smalltalk. In der englischsprachigen E-Mail-Kultur ist es wichtig, einen kurzen rücksichtsvollen, freundlichen Satz zu schreiben, der nichts mit dem Zweck Ihrer E-Mail zu tun hat. Er hält Sie davon ab, kalt zu wirken.

Wenn Sie zum Beispiel jemanden fragen, wie sein Wochenende war oder ob es ihm gut geht, stellt das eine Verbindung zu einer Person her. Es ist natürlich wichtig, ein gutes Verhältnis zu Ihrem englischsprachigen Kunden zu haben. Das Wetter und der Sport sind normalerweise die sichersten Themen. Seien Sie nicht negativ und sprechen Sie nicht über Brexit! Halten Sie es leicht und allgemein – und nicht zu viele persönlichen Details.

Hauptpunkte der E-Mail – englische Phrasen für E-Mail

Seien Sie sich über den Zweck der E-Mail in den ersten beiden Sätzen im Klaren. Belassen Sie den Textkörper bei drei bis fünf Zeilen. Dieser Artikel legt nahe, dass E-Mails mit 50 bis 125 Wörtern am ehesten gelesen werden.

Verwenden Sie gegebenenfalls Aufzählungszeichen und Absätze, insbesondere wenn Sie mehr als ein Thema behandeln wollen, wenn Sie dies wünschen. Fügen Sie direkte spezifische Fragen ein, die Sie beantwortet haben müssen. Absätze und Leerzeichen sind gut, weil sie die E-Mail gut lesbar machen.

E-mails auf Englisch
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Ist es besser anzurufen?

Vielleicht fällt es Ihnen schwer, Ihre E-Mail in ein paar Absätzen zu schreiben und sie unter 150 Wörtern zu halten. Wie wäre es, zum Telefon zu greifen? Es wäre einfacher mit der Situation umzugehen – Schwierigkeiten zu lösen und Missverständnisse zu vermeiden.

Danke sagen

Danke schön zu sagen ist etwas, das oft in englischen E-Mails geschrieben wird. Für mich ist es ein wichtiger Teil der englischsprachigen E-Mail-Kultur und etwas, das ich sehr viel getan habe. Zum Beispiel würde ich mich bei jemandem für die Arbeit bedanken, die er vorhat, oder für das, was er tut.

Wenn Sie Ihren Lebenslauf an ein englischsprachiges Unternehmen schicken, schreiben Sie “thank you for your time and consideration“. Hier sind einige Beispiele (die noch folgen werden).

Verabschiedungen – englische Abschiedsformel

Es können nur ein oder zwei Worte sein, der richtige Abschied bedarf sorgfältiger Überlegung. Es hängt alles davon ab, wie formell oder informell die E-Mail ist, und von der Art der Beziehung der Person, an die Sie die E-Mail schicken. Ob es sich um einen gut bekannten Kollegen oder jemanden handelt, den Sie noch nie zuvor getroffen haben, die Verabschiedung muss dennoch persönlich sein. Hier sind einige Vorschläge die noch folgen werden). Es ist auch eine gute Idee, Ihre Kontaktinformationen am Ende der E-Mail anzugeben. Das wird der Person, der Sie schreiben, helfen zu wissen, wie und wann er Sie kontaktieren kann.

Lesen Sie Ihre E-Mail-Korrektur

Die letzte Maßnahme, die Sie ergreifen müssen, bevor Sie auf Senden drücken, ist das Korrekturlesen Ihrer E-Mail. Jeder macht Fehler! Selbst wenn Sie nur 30 Sekunden benötigen, kann dies einen großen Unterschied für Ihre E-Mail bedeuten. Stellen Sie sicher, dass der Inhalt, den Sie versenden, professionell aussieht.

Zusammenfassend: Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Betreffzeile zu formulieren, fügen Sie etwas allgemeinen Smalltalk ein, beschränken Sie Ihren Haupttext auf fünf Zeilen, wählen Sie die richtige Verabschiedung, und wenn Ihre E-Mail zu lang ist, rufen Sie lieber an.

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