Fünf Tipps zur geschäftlichen E-Mail-Kommunikation mit einem englischen Muttersprachler

August 7th, 2018 Business Skills

Einer meiner ersten Bürotatigkeiten war als Projektleitungsassistent.

Ich war dafür verantwortlich, Besprechungen zu organisieren – Tagesordnungen und Protokolle zu versenden, Kunden über Sitzungen zu informieren usw.

Einmal hatte ich eine E-Mail verschickt, in der ich zuerst den Grund für die Sitzung erläuterte und erst am Ende des Textes führte ich die wichtigen Aktionspunkte an. Mein Vorgesetzter hielt mir deswegen eine Standpauke: Niemand würde die wichtigen Punkte am Ende bemerken. Ich wurde angewiesen, die wichtigsten Informationen am Anfang darzustellen und die E-Mail kurz und prägnant zu halten.

Ich habe dann diese Herangehensweise des Scannens nach Informationen übernommen und auch in Deutschland fortgesetzt. Ich bekam Briefe von Agenturen, Ämtern und der Krankenversicherung, die mit Regeln und Vorschriften beginnen. Als englisch Muttersprachler deutete ich das so, dass es in den Briefen nichts Wichtiges gab und legte sie auf die Seite. Ich kehrte jedoch irgendwann zu einem der Briefe zurück, um das Wort „umgehend“ zu finden – im letzten Absatz und auf der zweiten Seite!

Ich habe das kürzlich mit einer deutschen Kundin besprochen und sie beschrieb den E-Mail-Prozess wie folgt: „Wir haben einen Kreis, er wird kleiner und kleiner, und dann kommen wir zum Punkt“. Im Gegensatz dazu, empfehlt die amerikanische Kulturanalytikerin Erin Meyer, dass Sie, wenn Sie Informationen geben, zuerst damit beginnen, zu sagen, was Sie sagen wollen, dann zu sagen, was Sie sagen wollen, und abschließend sagen, was Sie sagen wollen. Konzentrieren Sie sich auf den Wesentliche!

Diese Anekdote verdentlicht, dass man trotz korrekter Grammatik und gutem Vokabular, nicht immer effektiv kommuniziert. Daher fünf Tipps, um sicherzustellen, dass ein englischer Muttersprachler die Informationen, die Sie ihm oder ihr in einer E-Mail geben möchten, auch versteht:

Fünf Tipps zur geschäftlichen E-Mail-Kommunikation mit einem englischen Muttersprachler

  1. Verwenden Sie Vornamen

    Verwenden Sie Vornamen. Die Verwendung von „Mr Chandler“ ist in der Unternehmenskultur verpöhnt.

  2. Beginnen Sie mit Fakten und dem wichtigsten Punkt am Anfang

    Beginnen Sie mit Fakten und dem wichtigsten Punkt am Anfang. Sie sollten Ihre Information in nicht mehr als drei Sätzen erklären. In Sitzungen mit wichtigen Abteilungsleitern, wurde mir geraten: Weniger als eine Minute.

  3. Halten Sie die E-Mail kurz

    Halten Sie die E-Mail kurz. Überlegen Sie, ob sie auf einen Smartphone-Bildschirm passt oder nicht. Erin Meyer sagt, wenn sie nicht auf ein Smartphone passt, riskieren Sie, dass sie nicht gelesen wird.

  4. Halten Sie Ihre Sätze kurz

    Halten Sie Ihre Sätze kurz: 15 – 18 Wörter. Das Institute of Plain English macht das eine grundlegende Empfehlung. Als ich Anträge für öffentliche Gelder formulierte, war die Faustregel: Sprache kurz und einfach zu halten.

  5. Sei kurz und knackig

    Benutzen Sie bei Bedarf Hintergrunddaten, aber denken Sie daran, kurz und knackig zu sein. Englische Muttersprachler erwarten keine langatmige Erläuterung.

  6.  

Achtung!

Beachten Sie, dass dies Strategien sind um wichtige Informationen zu kommunizieren und nicht unbedingt Strategien für jede E-Mail, die Sie an einen Muttersprachler schreiben. Für unterschiedliche Situationen gibt es unterschiedliche Strategien – ein Thema für zukünftige Blog-Posts.

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